Руководство по удаленной работе: рекомендации для менеджеров по проектам и команд разработчиков

Удаленная работа и распределенные команды — вот что способствует процветанию индустрии разработки программного обеспечения, объединяя людей из разных мест и часовых поясов. Хотите знать, как начать работу с домашним офисом? Читать дальше.

  • Непрерывность бизнеса. Сохранение компании, продвижение проектов и получение прибыли. Можно ли это сделать без непосредственного контроля над другими членами команды?
  • Управление проектами. Чем заменить ежедневные стендапы, ретро и т. д., которые вы проводите в своем конференц-зале?
  • Информационная безопасность. Как предотвратить утечку информации, которая может затопить ваш бизнес? Как защитить данные, которые вы обрабатываете в повседневной работе вашей компании? Как убедиться, что ваши удаленные сотрудники готовы к этому?

Советы по управлению удаленной работой:

УДАЛЕННАЯ РАБОТА И НЕПРЕРЫВНОСТЬ БИЗНЕСА

В то время как во многих компаниях удаленная работа является стандартом, другие хотят убедиться, что разрешение сотрудникам работать из другого места не повлияет на непрерывность их бизнеса. Этот абзац для них.

Если вы управляете компанией по разработке программного обеспечения, агентством или практически любым стартапом, то определенная часть вашей работы уже выполняется удаленно.

Подумайте о своих клиентах (реальных или потенциальных) из другой страны. Для многих из них вы являетесь аутсорсинговым партнером по разработке программного обеспечения. Или то агентство из другого города, которое консультирует вас по маркетингу. Бьюсь об заклад, вы не работаете под одной крышей, поэтому вы передаете работу этому агентству.

УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТОМ

Вот несколько советов, которые вам понадобятся для управления удаленной командой:

  • Используйте видеозвонки для встреч. В любом случае, вероятно, всегда есть один или два человека, использующих его на каждом стенде.
  • Используйте асинхронную связь. Не ждите, что ваши сотрудники ответят в Slack (или любом другом коммуникаторе) через пару минут. Это просто портит всем рабочий процесс. Пусть они сами управляют своим рабочим временем, расставляют приоритеты задач и сохраняют максимально продуктивный настрой. Просто: пусть они рулят. Не пингуйте, когда это не нужно. Вместо этого делайте ставку на взаимное доверие. Ответы в течение пары часов в неприоритетных случаях — это нормально.
  • Относитесь ко всем индивидуально. Неправда, что всем нравится работать из дома, в коворкингах и в любом другом месте, кроме офиса. У некоторых людей нет проблем с мотивацией и организованностью. Другие делают. Будьте доступны для них, отвечайте на вопросы, следите за ними.
  • Быть конкретными. Если для офиса хорошая коммуникация имеет большое значение, то для удаленной работы критично. Будьте точны, поручая людям задачи, и дважды убедитесь, что они им понятны.
  • Практикуйте микротикеты/тикет-за-выпуск. Работаете в тикетной системе? Разбивайте сложные задачи на более мелкие. Вместо «Разработать процесс адаптации пользователя» назначьте такие задачи, как «создать регистрационную форму», «разработать кнопку входа», «написать текст приветствия». Это заставляет вашу команду чувствовать себя более продуктивно, их прогресс легче отслеживать, а общую атмосферу лучше.

Советы по безопасности удаленной работы

Хотя универсального решения для управления удаленной командой не существует, применяются некоторые общие правила информационной безопасности.

  • Используйте надежные пароли. Строгий означает длинный, состоящий из прописных и строчных букв и хотя бы одной цифры. Избегайте использования одних и тех же пропусков для нескольких учетных записей. Чтобы справиться с этим…
  • Используйте программное обеспечение для управления паролями. Аккаунты постоянно взламываются. Сделать это намного сложнее для злоумышленников. Регистрация в 1Password или любом другом приложении занимает пару минут.
  • Шифрование жесткого диска. Никто не выразил это лучше, чем Джейсон Фрид и Дэвид Хайнемайер Ханссон в Remote:
  • * «(…) это гарантирует, что потерянный ноутбук — это просто неудобство и страховой случай, а не чрезвычайная ситуация в масштабах всей компании и попытка (…) беспокоиться о том, какие документы могут быть утекли».
  • Не подключайтесь к общедоступным сетям WIFI (например, в ресторанах или кафе). Используйте мобильный модем, мобильные маршрутизаторы, принадлежащие компании, или собственное соединение, защищенное надежным паролем.
  • Используйте VPN. Виртуальные частные сети зашифрованы и обеспечивают уровень безопасности при подключении к неизвестной сети.
  • По возможности используйте двухфакторную аутентификацию. Вам понадобится ваш мобильный телефон и код входа в систему для доступа к вашей учетной записи Gmail или любой другой учетной записи, и поэтому вам понадобится любой, кто попытается получить к нему доступ.
  • Контролируйте и защищайте свое рабочее пространство. Работая в общественных местах, убедитесь, что никто не смотрит подозрительно на монитор вашего ноутбука. Не говорите о деликатных делах компании по телефону и не посещайте видеоконференции, сидя среди незнакомых людей.
  • Избегайте использования незашифрованных портативных устройств.
  • Используйте коды блокировки на смартфоне и планшете.

Советы по удаленной работе

Работа на дому на первый взгляд выглядит круто, но может быть и непростой задачей. Вы столкнетесь с множеством отвлекающих факторов, и только от вас зависит, как вы с ними справитесь. По сути, при удаленной работе приходится проводить грань между присутствием только на коммуникаторах и фактической доставкой товара.

Вот несколько советов, которые помогут вам выбрать правильный путь:

  • Используйте инструменты. Эти ботинки созданы для ходьбы, а эти инструменты используются для работы: в нашем случае Slack для внутреннего общения, Trello для задач, Gitlab/Github для контроля версий, Google Docs для составления почти всего. Teamlens для отслеживания проектов. Плюс Zoom и Hangouts для видеозвонков. Вы используете их в офисе? Сделайте это дома.
  • Присутствовать. Работаете спринтами? Используйте видеозвонки для ежедневных стендапов и не пропускайте их. Если вы чувствуете необходимость, свяжитесь со своими товарищами по команде или PM, чтобы прояснить вопросы или просто поболтать и укрепить командный дух.
  • Сделайте свою работу видимой. Переместите этот чертов билет в правую колонку в Trello или любом другом инструменте, который вы используете. Отметьте задачу как выполненную, как только вы закончите с ней. Когда крупная задача выполнена (например, развернута функциональная часть кода) — объявите об этом в выделенном канале Slack. Не заставляйте других интересоваться, что вы делаете в данный момент.
  • Быть конкретными. Вдвойне убедитесь, что вы понимаете других и что они тоже правильно поняли вас. Определите точки соприкосновения, задавая вопросы, пока вы не будете уверены в том, что вы должны делать и как.
  • Стройте рутину. Чтобы отделить личную жизнь от работы, вам придется ее построить. И расслабьтесь, вы не сделаете это за одну ночь. Универсального решения нет, поэтому приходится пробовать разные вещи. Подумайте о часах в течение дня, когда вы наиболее сосредоточены, и соответствующим образом спланируйте свою работу. Возьмите свой офисный костюм. Или оставайтесь в домашней одежде. Делайте перерывы, чтобы заняться чем-нибудь другим (прогуляйтесь, постирайте, поешьте чего-нибудь) и снова сосредоточьтесь.
  • Создайте свое рабочее пространство. Независимо от того, используете ли вы регулируемый стол или винтажный стол, эргономичный стул или старый школьный, любите сидеть или лежать на своем уютном диване   — сделайте его своей крепостью. Ограничьте доступ к этому месту, чтобы чувствовать себя комфортно и максимально сконцентрироваться. Попробовав несколько вариантов, вы заметите, что создание домашнего офиса — это постоянный процесс, но им можно управлять.

Подведение итогов

Поначалу удаленная работа может показаться заманчивой и опасной. И обе интуиции верны: пока вы не заперты в стенах офиса, вы должны все использовать сами и взять на себя часть обычных обязанностей вашего PM. Самоорганизация — это вызов, но есть способы справиться с ним.

Присутствие и точность, асинхронная коммуникация, активная позиция и создание атмосферы доверия являются основой для дальнейшего развития.