Несколько лет назад было нормальным зайти в супермаркет и увидеть, как кассиры выбивают ценник за ценником, чтобы учесть ваши покупки. Лист бумаги с подробным описанием всех товаров, которые вы купили, с их ценой, количеством и общей стоимостью, оплаченной вместе с другой соответствующей информацией о магазине, предоставляется вам позже. Этот документ представляет собой счет за все товары, за которые вы заплатили.

Понятно, что получение его само по себе является утомительной задачей. Но представьте картину за кулисами, где отдел счетов к оплате (AP) магазина работает над обработкой счетов, которая включает в себя тщательный ввод данных, учет и последующие действия.

По сравнению с электронными и полуавтоматическими процессами или электронным выставлением счетов, которые у нас есть в настоящее время, которые начинаются с лазеров, стреляющих по штрих-кодам, это практически ад на земле для профессионалов AP раньше (или, может быть, до сих пор?).

Как улучшить обработку счетов

Восемьдесят процентов специалистов AP согласились с тем, что технологии играют важную роль в их работе, особенно когда речь идет о системе управления счетами их компании.

Лучший способ улучшить процесс выставления счетов в компании — это использовать программное обеспечение для обработки счетов, которое выполняет большинство тривиальных задач, таких как:

– Ввод данных

– Подача

- Обработка данных

Выполнив вышеперечисленные операции, специалисты AP могут сосредоточиться на основном планировании бюджета, аудите и разработке финансовой стратегии.

Электронное выставление счетов-фактур, в котором используется электронная обработка, также доказало, что не только облегчает рабочую нагрузку и повышает точность, но также продемонстрировало значительное снижение расходов как на количество рабочей силы, так и на другие затраты на логистику, понесенные в процессе. Отчет EY по всему миру об электронном выставлении счетов-фактур за 2018 год показал, что доставка выставленного бумажного счета-фактуры стоит 7 евро, а полученного бумажного счета-фактуры — 15 евро. В то время как счет-фактура в электронном формате стоит всего 0,30 евро. В этих данных доставка покрывает большую часть расходов, которые особенно не нужны, когда речь идет об отправке электронного счета-фактуры по электронной почте.

Отчет о бизнес-кейсе Billentis за 2017 г. также подтверждает приведенный выше обзор, поскольку их исследование показывает, что использование электронных и автоматизированных процессов выставления счетов приводит к экономии на 60–80 % по сравнению с традиционной бумажной обработкой счетов. Поскольку счета-фактуры необходимы для нормального функционирования компании, программное обеспечение для управления счетами-фактурами стало ответом для любой компании, стремящейся к преимуществам электронного выставления счетов-фактур.

Как автоматизировать обработку счетов

Поскольку в центре находится счет-фактура, автоматизация включает четыре этапа: ввод счета-фактуры, кодирование, проверка и маршрутизация утверждения.

1. Сбор счетов

Благодаря механизмам интеллектуального сбора данных в вашу систему можно ввести любой вид счета-фактуры. Поскольку счета-фактуры могут быть в различных форматах, программное обеспечение для обработки счетов, которое вы используете, должно иметь несколько методов сбора, чтобы беспрепятственно добавлять данные счета-фактуры, будь то бумажные счета-фактуры или электронные счета-фактуры, отправленные через электронный обмен данными.

2. Ввод данных и кодирование

На этом этапе профессионалы AP должны уделить все свое внимание деталям, поскольку обычно известно, что они являются источником ошибок, задержек и исключений из-за человеческих ошибок при обработке.

Автоматизация обычно начинается здесь. Ввод и кодирование данных осуществляется с помощью механизмов интеллектуального сбора данных, которые идентифицируют и извлекают данные для обработки в вашу систему управления счетами, которая, в зависимости от возможностей вашего программного обеспечения, потребует лишь минимального контроля со стороны вашего специалиста по AP или вообще не потребует его.

3. Проверка

После извлечения и кодирования ваше программное обеспечение для обработки счетов применяет механизмы для проверки каждой захваченной точки данных, чтобы убедиться, что она действительно достоверна и верна. Если он не соответствует установленным стандартам, он будет направлен на ручную проверку, где с ним будут работать специалисты AP.

4. Маршрутизация утверждения

Этот этап также является утомительным шагом, так как требует сложных логических решений и постоянного контроля. Обычно на этом этапе используются системы планирования ресурсов предприятия и управления корпоративным контентом для управления уведомлениями, последующими действиями и назначением задач утверждения. Эти системы данных используются для интеграции ваших данных и рабочих процессов, а также для управления и хранения контента соответственно.

Почему бизнес переходит на автоматизацию

Это только вопрос времени, когда все будут двигаться в одном направлении, когда дело доходит до автоматизации обработки счетов.

Многие страны и правительства в Европе уже адаптировали способы, которые подтолкнут компании к автоматизации с помощью налоговых административных правил. Обычно это предполагает представление требований к данным в электронном формате; сделать его обязательным для компаний, занимающихся налогом на добавленную стоимость, налоговым учетом товаров и услуг; или необходимость представления аудиторских отчетов в режиме реального времени и других стандартных запросов данных.

Тот факт, что правительства используют язык исполнения налогов, является явным признаком того, что скоро наступит день, когда все компании, как большие, так и малые, должны будут внедрить систему управления счетами, которая работает для них лучше всего.

При наличии всех этих требований компания, которая движется вперед, несомненно, будет более серьезно относиться к автоматизации, чтобы получить преимущества эффективности с низкими затратами, которые почти все предприятия хотели бы иметь, когда дело доходит до выставления счетов. Не говоря уже о возможности обрабатывать данные счетов за короткий период или даже в режиме реального времени для использования вашей компанией.

Это сообщение изначально было опубликовано в Блоге Docsumo.

Docsumo — это платформа интеллектуальной обработки документов (IDP), которая может автоматически собирать, извлекать, проверять и обрабатывать данные из документов любого типа с помощью искусственного интеллекта и машинного обучения. Подробнее о Документы на нашем сайте.