Видеоконференцсвязь - отличный способ для предприятий и организаций любого размера связаться со своими клиентами, клиентами или сотрудниками.
Это также эффективный инструмент для обучения новых сотрудников, обеспечения удаленного доступа к вашему бизнесу из любой точки мира и даже для совершения коммерческих звонков через видеочат!
Вот что вам нужно знать об использовании программного обеспечения для видеоконференцсвязи:
1) Что такое видеоконференцсвязь?
Видеоконференцсвязь относится к любому типу технологии, которая позволяет двум людям, физически несовместимым друг с другом, общаться с помощью аудио и / или визуальных средств.
Наиболее распространенная форма видеоконференцсвязи включает в себя соединение участников с помощью потокового видео в реальном времени на компьютерах, планшетах или смартфонах.
Другие формы включают веб-камеры, программы для совместного использования рабочего стола, инструменты для совместного использования экрана и многое другое.
2) Как это работает?
Основная идея видеоконференцсвязи достаточно проста - один человек говорит, а другой слушает. Но здесь нужно гораздо больше, чем просто попросить кого-то говорить в микрофон, а все остальные слушают.
Например, когда вы разговариваете на камеру, вам нужно убедиться, что вы смотрите на другого участника, улыбаетесь, используете такие жесты, как кивание, качание головой и т. Д.
Если они не видят, что вы делаете, они тоже не смогут понять вас. А если вы их не слышите четко, значит, вы тоже не передадите сообщение.
Поэтому, прежде чем начать болтать, найдите время попрактиковаться, чтобы обе стороны чувствовали себя комфортно при эффективном общении.
3) Зачем использовать программное обеспечение для видеоконференцсвязи?
Есть много причин, по которым компании предпочитают внедрять решения для видеоконференцсвязи в своей организации. Вот некоторые примеры:
• Обучение новых сотрудников. При приеме на работу новых сотрудников важно научить их работать удаленно. Это включает в себя обучение их тому, как организовывать собрания в режиме онлайн, отправлять электронные письма, управлять файлами и т. Д. Благодаря внедрению программного обеспечения для видеоконференцсвязи этот процесс становится проще, поскольку вы можете точно показать им, какие шаги следует выполнять, не присутствуя в одной комнате.
• Удаленный доступ - многие малые предприятия работают вне домашних офисов, где у них может быть только ограниченное подключение к Интернету. В этих случаях видеоконференцсвязь представляет собой удобный альтернативный метод доступа к ресурсам компании, таким как электронная почта, хранилище файлов, служба поддержки и т. Д.
- Звонки по продажам. Независимо от того, продаете ли вы товары или услуги, всегда полезно лично встретиться с потенциальными покупателями. Однако иногда личная встреча невозможна из-за расстояния или конфликтов в расписании. Однако это не значит, что вам следует отказываться от попыток заключать сделки.
Вместо этого рассмотрите возможность посещения виртуального офиса, пригласив потенциальных клиентов присоединиться к вам виртуально. Они могут просматривать ваш продукт или услугу, задавать вопросы, делиться отзывами и, в конечном итоге, решать, покупать или нет.
4) Выбор вашего решения
Не всегда легко выбирать между различными типами систем видеоконференцсвязи. Сегодня доступно множество вариантов, от простых веб-камер до сложных многопользовательских платформ с расширенными функциями. Однако не каждое решение идеально подходит для каждой ситуации.
Итак, на что следует обращать внимание, выбирая, какой тип видеоконференции лучше всего соответствует вашим потребностям? Давайте подробнее рассмотрим некоторые популярные варианты, чтобы сузить область поиска.
Я бы посоветовал вам нанять лучшую службу разработки WebRTC, то есть RTCWeb.in, они являются ведущей компанией, когда дело доходит до создания программного обеспечения для видеоконференцсвязи для вашего бизнеса.
Как RTCWeb.in может вам помочь?
- Опытные разработчики WebRTC, предлагающие качественные и экономичные услуги.
- Комплексные услуги: от планирования, установки до внедрения и доставки WebRTC.
- Надежный послужной список для удовлетворения растущих потребностей в электросвязи.
- Безупречные решения для подключения / коммуникации для вашего процветающего бизнеса.
- Подход без жаргона во избежание путаницы.
- Мы даем вам возможность сосредоточиться на ведении бизнеса и получении выгод от технологии WebRTC.
- Отличное послепродажное обслуживание и услуги по управлению счетом.
5) Настройка системы
После того, как вы выбрали подходящую систему, вот несколько советов, которые обеспечат бесперебойную работу во время настройки:
• Убедитесь, что все согласны с ее использованием - Перед началом любого проекта убедитесь, что все участники согласны использовать эту технологию. Иначе все может очень быстро пойти не так!
• Установите ограничение по времени - после того, как все будет установлено, тщательно протестируйте его в течение нескольких дней / недель. Затем запланируйте регулярные сеансы тестирования в течение недели.
Во время этих тестов пробуйте разные сценарии, пока не найдете что-то, что работает без сбоев.
6) Начало работы
Теперь, когда мы знаем об основах видеоконференцсвязи, давайте перейдем к нашему первому шагу на пути к тому, чтобы это произошло ...
Настройка онлайн-конференц-зала
Если вы предпочитаете сразу приступить к работе, ознакомьтесь с нашим руководством ниже:
7) Как работает видеоконференцсвязь?
Видеоконференцсвязь - одна из тех технологий, которые временами кажутся волшебными. Но как только вы поймете, как это работает на самом деле, это станет совершенно логичным. Вот краткий обзор того, как это работает:
1) Хосты подключаются друг к другу через Интернет и используют экран своего компьютера
2) Гости могут присоединиться с любого устройства
3) И хозяин, и гость имеют полный контроль над происходящим в сеансе.
8) Почему мне следует использовать видеоконференцсвязь в своем бизнесе?
Владельцы бизнеса выбирают решения для видеоконференцсвязи по многим причинам. Вот некоторые из распространенных:
- Повышение производительности. Работая дома, сотрудники часто чувствуют себя изолированными и оторванными от своих коллег. Это приводит к меньшей производительности, чем если бы все были вместе физически. Благодаря возможности подключения удаленных сотрудников с помощью видеоконференцсвязи компании экономят деньги на командировочных расходах, сохраняя при этом возможность работать более эффективно.
- Улучшение обслуживания клиентов. Если клиенты позвонят в вашу компанию, но не сразу дозвонятся, они могут повесить трубку, прежде чем поговорить с тем, кто ответит на звонок. В этом случае они могут никогда не связаться с кем-либо, потому что у них не было возможности напрямую поговорить с живым человеком. Команда поддержки клиентов отвечает на звонки удаленно, что позволяет людям разговаривать с реальными людьми в любое время.
- Экономьте деньги. Многие компании нашли способы сократить расходы при удаленной работе. Одним из примеров является удаленная работа, когда сотрудники работают из дома, а не ежедневно. Другой вариант - передать некоторые задачи, такие как ввод данных, на аутсорсинг, чтобы их могли выполнять только квалифицированные специалисты. Эти сбережения можно передать клиентам или использовать внутри компании для финансирования других проектов.
9) Веб-камеры
Системы веб-камер позволяют пользователям совместно использовать экраны компьютеров, используя не что иное, как подключение к Интернету и веб-камеру. Обычно они недорогие, простые в настройке и предлагают базовые функции.
В то время как большинство систем видеонаблюдения прекрасно подходят для небольших встреч, для крупных конференций требуется дополнительное оборудование и программное обеспечение.
10) Многопользовательские платформы
MUP предоставляют нескольким участникам доступ к одному экрану одновременно. В зависимости от платформы эти сеансы могут включать от 5 до 50 + одновременных гостей.
Типичная установка включает сервер под управлением Windows Server 2008 R2 или более поздней версии, а также несколько клиентских компьютеров, подключенных к серверу через порты USB 3.0. Дополнительные периферийные устройства, включая микрофоны, динамики, камеры и т. Д., Также могут быть добавлены в зависимости от количества участников.
11) Программные решения
Программные решения сильно различаются по цене, простоте установки и набора функций. Две основные категории - это настольные приложения и облачные сервисы, такие как GoToMeeting.
Настольные приложения обычно стоят около 50 долларов на пользователя, тогда как облачные сервисы начинаются примерно со 100 долларов в месяц. Оба типа решений обычно имеют бесплатные пробные периоды, позволяющие протестировать каждое из них, не принимая на себя никаких долгосрочных финансовых обязательств.
12) Опции оборудования
В зависимости от того, сколько людей вы хотите подключить к конференц-залу, имеет смысл подумать о приобретении специального оборудования, а не полагаться только на ноутбуки.
13) Настройка аудио / микрофона
Качество звука сильно различается у разных производителей. Некоторые компании используют высококачественные аудиокомпоненты, в то время как другие выбирают дешевые потребительские товары.
Если возможно, стоит делать покупки вокруг, так как цены значительно различаются между брендами.
14) Требования к питанию
Требования к питанию во многом зависят от того, планируете ли вы использовать систему 24 часа в сутки, 7 дней в неделю. В этом случае вам потребуется достаточно мощности, чтобы обеспечить работу всех пользователей в периоды пиковой нагрузки.
В противном случае вам может понадобиться покупать дополнительные батареи в середине недели, чтобы поддерживать работу в течение выходных.
15) Соображения безопасности
Проблемы безопасности часто упускаются из виду, но игнорировать их нельзя.
Убедитесь, что выбранный вами поставщик предлагает адекватные меры безопасности, такие как брандмауэры, антивирусная защита, инструменты управления паролями, возможности шифрования и т. Д.
16) Службы поддержки
Предложения службы поддержки сильно различаются. Многие поставщики предлагают поддержку только по телефону, в то время как другие предлагают удаленную техническую помощь по электронной почте или в чате.
17) Стоимость на пользователя
Последний фактор, который следует учитывать перед принятием решения, - это CPE, это относится к «стоимости на конечную точку», что в основном означает, что мне стоит добавить еще одного человека?
Другими словами, сколько мне придется заплатить своему провайдеру, чтобы добавить еще одного участника к нашей встрече?
18) Размер конференц-зала
Размер вашего конференц-зала должен влиять на ваш общий бюджет. Маленькие комнаты обычно стоят меньше денег, чем большие.
19) Сетевые возможности
Некоторые платформы видеоконференцсвязи изначально плохо интегрируются с существующей сетевой инфраструктурой.
Например, для некоторых систем требуется дополнительное оборудование, обновления программного обеспечения, изменения конфигурации и т. Д. Другие будут работать нормально сразу, но не будут масштабироваться за пределы определенного количества одновременных подключений.
20) Доступность и надежность
Проблемы с доступностью и надежностью могут возникнуть при использовании сторонних серверов.
Эти проблемы могут привести к потере данных, пропущенным встречам, задержкам связи и т. Д.
21) Масштабируемость
Масштабируемые возможности позволяют со временем развивать свой бизнес.
Они также обеспечивают большую гибкость, позволяя расширить географию охвата вашей команды.
22) Возможности настройки
Функции настройки позволяют адаптировать решение к конкретным потребностям.
Примеры могут включать индивидуальный брендинг, индивидуальные меню, планирование специальных мероприятий и т. Д.
23) Интеграция с другими системами
Интеграция с другими системами позволяет эффективно использовать существующие вложения. Например, если у вас уже есть офисный пакет, вы можете легко включить в его интерфейс функции видеоконференцсвязи.
Надеюсь, эта статья окажется для вас полезной. Поделитесь своими мыслями в разделе комментариев и не забудьте подписаться на дополнительную информацию.
Больше контента на plainenglish.io
